Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad se rige por la Ley N.º 8968, Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N.º 37554-JP), bajo la supervisión de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es 3-102-084235 SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA, cédula jurídica 3-102-084235, sociedad costarricense que opera bajo el nombre comercial Adjudika, con domicilio en San José, Goicoechea, Guadalupe, exactamente cien metros oeste y cincuenta metros sur de las piscinas municipales, y dirección electrónica privacidad@adjudika.ai.

Hasta el 18 de setiembre de 2026, el responsable del tratamiento era Juan Manuel Cabezas Ruiz, cédula de identidad 1-1567-0113, a título personal. Si usted entregó sus datos antes de esa fecha y no desea que sean tratados por la sociedad, puede oponerse escribiendo a privacidad@adjudika.ai, y se procederá a su supresión.

2. DATOS QUE RECOLECTAMOS

Recolectamos las siguientes categorías de datos, según cómo el Usuario interactúe con la Plataforma:

2.1. Datos de registro y cuenta: nombre de usuario, correo electrónico, contraseña (almacenada de forma cifrada, nunca en texto plano), y, si el Usuario inicia sesión con Google, el nombre e imagen de perfil que dicha cuenta comparta con nosotros. El sistema de autenticación de la Plataforma registra, además, en sus sesiones, la dirección IP y el agente de usuario (navegador) de la conexión que recibe. Como el inicio de sesión se tramita a través de los servidores de la Plataforma, esa conexión es con frecuencia la de esos servidores y no la del dispositivo del Usuario: por eso el registro puede incluir la dirección IP y el navegador del Usuario, pero no siempre los incluye. Esos registros pueden permanecer mientras exista la cuenta, porque hoy no hay un plazo fijado para eliminarlos antes, y se eliminan junto con ella.

Con el inicio de sesión con Google, Google entrega a la Plataforma, junto con el nombre y la imagen de perfil, un token de acceso a la cuenta de Google del Usuario, dentro de los permisos que el Usuario autorizó en Google. Hasta el 8 de octubre de 2026, la Plataforma pedía además a Google acceso sin conexión, y Google entregaba también un token de actualización, que permite obtener nuevos accesos a esa cuenta sin que el Usuario intervenga de nuevo; desde entonces ya no lo pide. La Plataforma no usa esos tokens para consultar la cuenta de Google del Usuario. El sistema de autenticación puede conservarlos en su base de datos y hoy no hay un plazo fijado para eliminarlos. Esos tokens pueden estar, además, en la cookie de sesión que el navegador del Usuario guarda en su dispositivo y envía a la Plataforma en cada solicitud.

Si el Usuario registra una llave de acceso (passkey) para ingresar con la huella, el rostro o el PIN de su dispositivo, guardamos el identificador de esa credencial, su clave pública, un contador del uso de la credencial, los tipos de conexión que el dispositivo declara para ella (transportes), el nombre que el Usuario le asigne y las fechas de creación y de último uso. La huella, el rostro o el PIN, y la clave privada, permanecen en el dispositivo del Usuario y no llegan a Adjudika.

2.2. Datos de facturación: nombre y correo asociados a la suscripción, plan contratado, historial de pagos, estado de la suscripción y el registro de la autorización de los cargos (el texto mostrado y su versión, la fecha y la hora, los montos, la dirección IP y el navegador). Cuando se registran los datos para la factura electrónica de la Organización, guardamos además el tipo y número de identificación, el nombre o razón social, el correo de facturación, el teléfono, la actividad económica, si el cliente es contribuyente, y la dirección (provincia, cantón, distrito y señas exactas). Los datos completos de la tarjeta de pago no son recolectados ni almacenados por Adjudika en ningún caso: los procesará directamente ONVO Costa Rica, Sociedad Anónima, cuando la Plataforma habilite el cobro en línea (sección 4 de esta Política).

2.3. Contenido del Usuario: los documentos que el Usuario carga (pliegos de condiciones, ofertas, expedientes), las consultas en lenguaje natural que realiza y las Salidas generadas correspondientes. Esto es lo que ocurre hoy con cada uno:

• Análisis de pliegos de condiciones (Cartel), Revisión de oferta, Redacción de documentos y Administración Pública: la Plataforma borra el archivo que el Usuario subió al terminar la extracción de su texto, tanto si la extracción sale bien como si sale mal; en Administración, en cuanto el servidor lo descarga. En Redacción de documentos, el archivo que se envía junto con la solicitud no se guarda en la Plataforma: se procesa en memoria. El texto extraído no se guarda: se guarda únicamente la Salida generada.
• Confección de oferta: los documentos de oferta que el Usuario suba se eliminan de la Plataforma, mediante la purga automática, a más tardar 25 horas después de cargados: el archivo, su nombre y el texto extraído. El texto extraído puede permanecer hasta 7 días más en las copias de seguridad automáticas de la base de datos, que se borran solas. Un archivo que se suba y no llegue a registrarse en la oferta lo elimina una purga automática que corre cada hora y lo toma pasadas 2 horas desde su subida. El resultado que la Plataforma genere queda en su historial hasta que el Usuario lo borre.
• Archivos que la Plataforma no llega a procesar o a registrar (por ejemplo, porque la solicitud se rechaza por su formato, por su tamaño o por un límite de solicitudes, porque el registro falla o porque se cierra el navegador antes de terminar). Depende del módulo al que se subieron:
  • Cartel, Revisión de oferta, Redacción de documentos, Confección y Administración Pública: si el archivo queda en la Plataforma, lo elimina una purga automática que corre cada hora y lo toma pasadas 6 horas desde su subida.
  • Corpus documental privado y Proyectos: no hay purga automática. Si el archivo ya se había subido a la Plataforma cuando la solicitud se rechazó o cuando el registro falló o no llegó a hacerse, permanece en ella. No aparece en la lista de documentos del Usuario y la Plataforma no ofrece una opción para eliminarlo: se elimina cuando el Usuario nos lo solicita conforme a la sección 7.
• Salidas y consultas: se conservan en su historial hasta que el propio Usuario las elimine o solicite la eliminación de su cuenta. La pantalla «Historial» de la Plataforma muestra solamente las 50 entradas más recientes, contando las del Usuario y las de los demás miembros de su Organización; las más antiguas siguen guardadas, pero el Usuario no puede revisarlas ni eliminarlas desde la Plataforma, y puede pedir su eliminación conforme a la sección 7. En una Organización con más de un miembro, el historial es visible para todos sus miembros: cada uno puede ver las consultas y las Salidas que guardan los demás, y solo puede eliminar las propias. Excepción: la Plataforma tiene un caché de consultas, hoy desactivado (no se escribe ni se lee), que conserva copia de algunas preguntas formuladas por Usuarios y de las respuestas generadas, sin vínculo con ningún Usuario ni Organización. Esa copia no se elimina cuando el Usuario borra una entrada de su historial ni cuando se elimina su cuenta (ver sección 6).
• Salidas del módulo de Administración Pública: se guardan en el expediente de la Organización, donde las ven los miembros de esa Organización. Hoy el Usuario no puede eliminarlas desde la Plataforma y ningún proceso automático las elimina: permanecen, sin plazo, aunque la Organización cancele o termine su suscripción, hasta que el Usuario nos pida eliminarlas conforme a la sección 7.
• Proyectos: el archivo y su texto se conservan hasta que se elimine el documento o el proyecto. Quien subió un documento, o un administrador de la Organización, puede eliminarlo desde la Plataforma. En cambio, cualquier miembro de la Organización puede eliminar un proyecto entero, con los documentos, los mensajes y los chats que otros miembros hayan creado en él.
• Corpus documental privado: el archivo se borra al terminar la extracción de su texto; se conservan el texto, dividido en fragmentos, y sus representaciones vectoriales, hasta que se elimine el documento. Mientras el plan de la Organización incluya el corpus documental privado, puede eliminarlo desde la Plataforma quien lo subió o un administrador de la Organización; en los demás casos, se elimina cuando el Usuario nos lo solicita conforme a la sección 7.

Los plazos «a más tardar» suponen que la purga automática funciona. Si una corrida falla o no alcanza a recorrer todo lo pendiente, el borrado se completa en una corrida posterior; la purga corre cada hora. Esto rige solo para los archivos y plazos que esta sección atribuye a la purga automática.

Cuando el Contenido del Usuario contiene datos personales de terceros, Adjudika los trata por cuenta del Usuario, como encargado del tratamiento.

2.4. Datos de uso: registros de las funciones utilizadas, consumo de Unidades de Análisis (UA), fecha y hora de las operaciones, y metadatos técnicos asociados (dirección IP, tipo de navegador, identificadores de sesión) con fines de seguridad, facturación y mejora del servicio. En el módulo de Administración Pública registramos, además, quién ve, genera o exporta cada expediente y documento, y cuándo. Además, sin usar cookies, se registra qué páginas del sitio se visitan, desde qué sitio se llegó a ellas, el país, la región y la ciudad aproximados, y el tipo de dispositivo, sistema operativo y navegador.

2.5. Comunicaciones: si el Usuario se contacta con nuestro soporte, conservamos el contenido de dicha comunicación para poder atenderla y darle seguimiento.

3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Y CONSENTIMIENTO

Tratamos los datos anteriores para las siguientes finalidades, para las cuales solicitamos el consentimiento informado, expreso e inequívoco del Usuario al momento del registro, conforme lo exige el artículo 5 de la Ley N.º 8968:

a) Crear y administrar la cuenta del Usuario y prestarle las funciones de la Plataforma que contrate;

b) Procesar el Contenido del Usuario mediante los modelos de inteligencia artificial de la Plataforma para generar las Salidas solicitadas;

c) Procesar los pagos de las suscripciones de pago;

d) Medir el consumo de UA y aplicar los límites de cada plan;

e) Enviar comunicaciones transaccionales esenciales (confirmación de cuenta, recuperación de contraseña, avisos de facturación, invitaciones a una Organización);

f) Brindar soporte al Usuario y atender sus consultas;

g) Detectar y prevenir fraude, abuso o uso indebido de la Plataforma, y proteger su seguridad;

h) Cumplir con obligaciones legales o requerimientos de autoridad competente;

i) Medir el uso del sitio —qué páginas se visitan, desde dónde se llega a ellas y con qué tipo de dispositivo— para mejorar la Plataforma.

El Usuario puede retirar su consentimiento en cualquier momento, sin efecto retroactivo, mediante los canales de la sección 11, entendiendo que dicho retiro puede implicar la imposibilidad de continuar prestándole el servicio.

4. CON QUIÉN COMPARTIMOS LOS DATOS

Para operar la Plataforma, compartimos los datos estrictamente necesarios con los proveedores de la tabla. Cada fila indica qué recibe el proveedor y para qué y, cuando consta, cuánto lo conserva y si lo usa también para fines propios.

Los datos enviados a estos proveedores para prestar el servicio se rigen por las condiciones de conservación de cada uno de ellos; la eliminación de datos en los sistemas de Adjudika no alcanza lo que ya fue procesado por ellos.

Para el módulo de reajuste de precios, la Plataforma consulta índices públicos del Banco Central de Costa Rica, sin enviarle datos personales del Usuario.

Adjudika no vende ni alquila los datos personales del Usuario a terceros con fines de mercadeo. No compartimos el Contenido del Usuario con otros Usuarios de la Plataforma, salvo dentro de la misma Organización cuando el plan contratado así lo prevea (Litigio, Empresarial y Administración Pública).

5. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

Varios de los proveedores listados en la sección 4 (Supabase, Anthropic, Voyage AI, Vercel, Google, Cloudflare, Upstash y Resend) procesan datos en servidores ubicados fuera de Costa Rica, principalmente en Estados Unidos; también pueden hacerlo los terceros que ONVO utiliza en su formulario de pago. Al aceptar esta Política, el Usuario consiente expresamente dicha transferencia internacional de datos, conforme al artículo 14 de la Ley N.º 8968 y su Reglamento.

6. PLAZO DE CONSERVACIÓN

Conservamos los datos del Usuario mientras su cuenta permanezca activa. Si el Usuario elimina una entrada específica de su historial de consultas, esta se elimina de su historial y de la base de datos de producción, y puede permanecer hasta siete (7) días en las copias de seguridad automáticas de la base de datos, que se eliminan solas. Esa eliminación no alcanza la copia de la pregunta y de la respuesta que el caché de consultas descrito en la sección 2.3, hoy desactivado, pudo haber conservado sin vincularla a ningún Usuario: esa copia no se puede identificar como suya y no se elimina al borrar la entrada.

Si el Usuario solicita la eliminación completa de su cuenta, la tramitamos de forma manual, conforme a la sección 7, y eliminamos de la base de datos de producción de Adjudika los datos personales y el Contenido del Usuario asociados a ella, con las salvedades siguientes.

Contenido compartido de una Organización. Lo que el Usuario creó dentro de una Organización (proyectos, sus documentos, mensajes y chats; los documentos del corpus documental privado; los grupos económicos que registre; y expedientes, documentos y hallazgos del módulo de Administración Pública) forma parte del expediente de la Organización y lo ven sus demás miembros. Si el Usuario elimina su cuenta y la Organización tiene otros miembros, ese contenido se conserva en la Organización, incluido lo que el Usuario escribió en él: deja de figurar a su nombre y pasa a figurar a nombre de un administrador de la Organización, o sin autor. Si el Usuario es el único miembro, ese contenido se elimina con la cuenta, y la Organización se conserva sin nombre, sin cédula jurídica y sin miembros, con su identificador interno y solo estos datos: el plan, el tipo de cliente, el número de cuentas, si es una cuenta interna o de demostración, el origen del plan (venta, cortesía, demostración o uso interno), el mes de creación y, cuando existan, los meses de inicio del ciclo, de inicio y vencimiento de la demostración y de terminación de la suscripción, además de su consumo (inciso e). Si la Organización tiene otros miembros, se conservan también los datos de facturación electrónica de la Organización (sección 2.2), aunque los haya registrado el Usuario o incluyan su nombre, su identificación o su correo. El historial de consultas y Salidas (sección 2.3) también lo ven los demás miembros mientras el Usuario forme parte de la Organización. Del mismo modo, cualquier miembro de la Organización puede eliminar un proyecto entero, con los documentos, mensajes y chats que otros miembros hayan creado en él (sección 2.3).

La eliminación de la cuenta no alcanza:

a) las copias de seguridad automáticas de la base de datos, en las que esos datos pueden permanecer hasta siete (7) días, hasta que se eliminan solas;

b) el respaldo interno de la base de datos que Adjudika mantiene bajo su control: una sola copia, que se reemplaza cuando se genera la siguiente. Hoy no hay una frecuencia fijada para generarla y, por eso, no podemos indicar un plazo máximo de permanencia. Ese respaldo no contiene lo que el Usuario escribe o sube (sus consultas y su historial, las ofertas y sus documentos, los proyectos y sus documentos, mensajes y chats, los expedientes y documentos de Administración Pública, los documentos del corpus documental privado y los grupos económicos que registre), y tampoco contiene las sesiones iniciadas (con su dirección IP y su navegador), ni los tokens de Google que el sistema de autenticación hubiera conservado, ni los nombres de los archivos almacenados. Sí contiene, por categorías, entre los datos de los Usuarios: (i) datos de cuenta y de autenticación: correo, nombre, contraseña en forma cifrada, método de inicio de sesión, los datos de perfil que Google comparte (si el Usuario inició sesión con Google) y las llaves de acceso con los datos descritos en la sección 2.1; (ii) datos de la Organización: sus miembros y roles, las invitaciones enviadas (con el correo invitado) y el historial de la cédula jurídica; (iii) datos de facturación y de suscripción descritos en la sección 2.2, y las recargas de UA compradas; (iv) los consentimientos otorgados, con el texto, la versión y la fecha; (v) datos de uso y actividad: el registro de cada operación que consume UA (qué operación, con qué modelo, cuánto consumió y cuándo), los eventos de uso por módulo, los intentos bloqueados por límite de plan, los accesos a expedientes de Administración (quién, qué acción y cuándo), las fechas de actividad de sus sesiones, las alertas de consumo y los contadores mensuales de uso de funciones de búsqueda; y (vi) los datos de contacto, los consentimientos y una huella de la dirección IP y del navegador de quienes solicitaron una demostración o se suscribieron al informe de Adjudika. El respaldo contiene, además, información interna de operación de la Plataforma y datos del corpus documental de Adjudika, que no son datos de los Usuarios.

c) lo que ya fue procesado por proveedores externos, conforme a la sección 4;

d) la copia de preguntas y respuestas que el caché de consultas, hoy desactivado, pudo haber conservado sin vínculo con ningún Usuario;

e) el registro del consumo de UA y los eventos de uso de la cuenta, que no se eliminan sino que se conservan desvinculados de ella, en su Organización, con la fecha reducida al mes (salvo los del mismo día de la eliminación, que conservan su fecha, y los realizados entre las 18:00 y la medianoche del último día de un mes, hora de Costa Rica, que quedan identificables como tales) y con la operación y el consumo; quienes conocen esa Organización, o disponen de otra información sobre ella, podrían deducir a quién correspondían; y

f) la información que debamos conservar por obligación legal (por ejemplo, registros contables o de facturación conforme a la normativa tributaria costarricense) o para la defensa de derechos de Adjudika ante un reclamo.

7. DERECHOS DEL USUARIO (DERECHOS ARCO)

Conforme a la Ley N.º 8968, el Usuario tiene derecho, en cualquier momento y de forma gratuita, a:

• Acceso: conocer qué datos personales suyos tratamos.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación/Eliminación: solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad que motivó su recolección.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas.

El Usuario puede ejercer estos derechos de dos maneras.

Desde la Plataforma, hoy puede:

• cambiar su nombre de usuario y registrar o quitar las llaves de acceso de sus dispositivos, en la sección «Cuenta» (el correo electrónico se muestra allí, pero no se puede cambiar desde la Plataforma);
• cambiar su contraseña, con la opción de recuperación de contraseña de la pantalla de ingreso;
• eliminar entradas de su historial, en la sección «Historial», que muestra las 50 entradas más recientes (las anteriores se piden por correo);
• eliminar los documentos de su corpus documental privado, si es quien los subió o un administrador de la Organización y el plan de la Organización incluye el corpus documental privado; y
• eliminar, en la sección «Proyectos», los documentos que subió (un administrador de la Organización puede eliminar también los de otros miembros) y los proyectos, sin importar quién los creó: cualquier miembro de la Organización puede eliminar un proyecto entero, con los documentos y los mensajes de los demás.

Por correo, escribiendo a privacidad@adjudika.ai, todo lo demás, entre ello: el acceso (una copia de los datos personales suyos que tratamos; hoy la Plataforma no ofrece una pantalla para descargarla), la rectificación de los datos que la Plataforma no le deja modificar (como el correo electrónico), la eliminación de la cuenta y de lo que no pueda eliminar desde la Plataforma (como las Salidas del módulo de Administración Pública y las entradas del historial que la pantalla «Historial» no muestra) y la oposición.

Responderemos toda solicitud que nos llegue por correo dentro del plazo que fije la Ley N.º 8968 y su Reglamento. Si el Usuario considera que sus derechos no fueron atendidos adecuadamente, puede presentar su reclamo ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Adjudika implementa medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida, conforme al artículo 10 de la Ley N.º 8968 y los artículos 30 a 37 de su Reglamento, incluyendo: cifrado de contraseñas, controles de acceso a nivel de fila en la base de datos que aíslan los datos de cada Organización, transmisión cifrada (HTTPS) de todo el tráfico, y separación de las llaves de acceso administrativo respecto del código expuesto al público. Ninguna medida de seguridad es infalible; en caso de un incidente de seguridad que comprometa datos personales, Adjudika notificará a los Usuarios afectados y a PRODHAB conforme a lo que la normativa exija.

9. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

La Plataforma utiliza cookies estrictamente necesarias para mantener la sesión del Usuario autenticada y recordar sus preferencias (como el modo de color de la interfaz). No utilizamos cookies de publicidad ni de rastreo con fines de mercadeo de terceros. La medición de visitas descrita en la sección 2.4 no usa cookies.

10. MENORES DE EDAD

La Plataforma no está dirigida a menores de edad y no recolectamos intencionalmente datos de personas menores de 18 años. Si tenemos conocimiento de haber recolectado datos de un menor sin el consentimiento de su representante legal, procederemos a eliminarlos.

11. CONTACTO Y RESPONSABLE DE DATOS

Para ejercer sus derechos ARCO, oponerse al tratamiento o realizar cualquier consulta sobre sus datos personales, el Usuario puede escribir a privacidad@adjudika.ai, que es la dirección del responsable identificado en la sección 1. Para cualquier otro asunto sobre el servicio, el canal sigue siendo soporte@adjudika.ai.

12. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA

Adjudika podrá actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en sus prácticas de tratamiento de datos o en la legislación aplicable. Los cambios sustanciales serán notificados al Usuario por los mismos medios previstos en la sección 11 de los Términos y Condiciones de Uso.

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Fin del documento.