Muestras y pruebas técnicas: cuándo pueden exigirse y cómo deben evaluarse

Un cartel de suministros médicos exige que cada oferente entregue una muestra física del producto para que un equipo técnico la revise antes de definir la adjudicación. Para algunos oferentes es una garantía razonable de calidad. Para otros, una barrera desproporcionada —o, peor, un mecanismo cuyo protocolo de evaluación nunca quedó claro en el pliego.

La Contraloría General de la República (CGR) ha resuelto varios recursos bajo la Ley General de Contratación Pública (LGCP, Ley N.° 9986) que delimitan cuándo exigir muestras es legítimo y qué condiciones debe cumplir ese requisito para no convertirse en un vicio del cartel. La línea que se desprende de esos casos es consistente: la facultad de pedir muestras es amplia, pero el pliego tiene que decir de antemano qué se va a revisar y cómo; y quien impugna —de un lado o del otro— tiene que fundamentar.

Marco normativo aplicable

El artículo 40 de la LGCP faculta a la Administración a solicitar muestras mediante acto motivado. El artículo 95 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (RLGCP) desarrolla los límites de esa facultad. Ambos textos fueron transcritos por la CGR en la resolución R-DCP-SICOP-02269-2025 en los siguientes términos:

"Mediante acto motivado, la Administración podrá solicitar las muestras que estime convenientes a fin de verificar la calidad de los bienes ofrecidos y, finalmente, entregados." (artículo 40 LGCP)

"La solicitud de muestras deberá ajustarse a criterios de razonabilidad y proporcionalidad y se solicitarán, en la medida que se estimen indispensables, para verificar la calidad de los bienes y el cumplimiento de las especificaciones del pliego de condiciones y asegurar el cumplimiento de la finalidad propuesta. / El pliego de condiciones deberá indicar el destino que se dará a las muestras, señalando el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones que se aplicarán, así como la autoridad encargada del estudio. Si el bien ofrecido no cumple con los requisitos de admisibilidad requeridos, la oferta será descalificada con base en el informe emitido por quien o quienes practicaron el examen." (artículo 95 RLGCP)

De ahí se extraen los tres elementos mínimos que el pliego debe contener cuando exige muestras: el destino de las muestras, el tipo de pruebas, verificaciones y valoraciones, y la autoridad encargada del estudio.