Curso para la Administración
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El expediente electrónico: lo que no está ahí, no pasó
El día que alguien audite el procedimiento, no va a preguntarle qué hizo. Va a abrir el expediente electrónico y a leer lo que consta.
Ese expediente es de acceso público y consulta en línea para cualquier interesado (artículo 28 del Reglamento 43808). Y el deber de resguardarlo tiene dueño con nombre: la Dirección de Contratación Pública debe tomar las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad e inmodificabilidad (artículo 19 de la Ley 9986).
Antes que nada: fuera del sistema, el procedimiento es nulo
El artículo 16 de la Ley 9986 dice dos cosas que conviene leer juntas:
- Toda la actividad de contratación pública regulada por esa ley deberá realizarse por medio del sistema digital unificado.
- La utilización de cualquier otro medio para la promoción de procedimientos de contratación acarreará su nulidad absoluta.
Hay dos salidas, y ninguna es informal. Ante caso fortuito o fuerza mayor no se produce esa nulidad si la Administración acredita las circunstancias ante la Dirección de Contratación Pública y esta, mediante acto motivado, autoriza la exclusión total o parcial. Y los contratos que deban plasmarse en escritura pública quedan exceptuados del uso del sistema, pero el contrato celebrado deberá constar en el sistema.
Del otro lado, omitir tramitar el procedimiento en el sistema digital unificado es causal de sanción al funcionario (artículo 125 inciso c) de la Ley 9986).
Qué es el expediente, según la norma
El artículo 28 del Reglamento 43808 lo define y fija sus reglas de forma:
- Contiene todos los documentos que se generen en el trámite del procedimiento, la ejecución del contrato y su finiquito. Las tres fases, no solo el concurso.
- Está referenciado mediante un índice de asientos consecutivos que genera el propio sistema.
- Cada documento que agrega la Administración debe estar numerado y ordenado cronológicamente, y no se deben incorporar documentos duplicados.
- Todo interesado tiene libre acceso y puede consultarlo en línea.
Y fija la conservación, que es más larga de lo que suele suponerse:
| Período | Dónde vive el expediente | Norma |
|---|---|---|
| 5 años desde la ejecución total del contrato | En línea en el sistema digital unificado, consultable por cualquier interesado | Art. 28 del Reglamento 43808 |
| 5 años más | Archivo electrónico, en estado pasivo, bajo custodia del prestador del servicio del sistema | Art. 28 del Reglamento 43808 |
| Después de 10 años | Se traslada a la Administración usuaria, que dispone según lo establecido por la Dirección General del Archivo Nacional | Art. 28 del Reglamento 43808 |
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